Comunicaciones por correo electrónico
Tabla resumen
| Cuando el usuario se registra… | ||||
|---|---|---|---|---|
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Página de registro | No hay, se hace mediante inscripción a evento | - | - | N/A |
| Página de acceso LDAP/CAS/POA | Registro automático al iniciar sesión por primera vez | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Cuando el usuario se inscribe… | ||||
| Destinatario | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Asistente | Usuario ya existente | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Asistente | Nuevo usuario | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Gestor de la inscripción | Recibo de la inscripción | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cuando el usuario ya está inscrito… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Cancelar inscripción | Panel de asistente | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cancelación automática | Actualización del tipo de inscripción | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cuando el usuario envia documentación… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Página de envío de archivos | Página del evento | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cuando el usuario organiza eventos… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Inscripción | Tienes asistentes pendientes de validación | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Inscripción | Inscripción aceptada | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Inscripción | Inscripción rechazada | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Inscripción | Solicitud de asignación de receptor de pago | symposium@emagister.com | evento@correo.com | |
| Inscripción | Cancelación de solicitud de asignación de receptor de pago | symposium@emagister.com | evento@correo.com | |
| Inscripción - Receptor de pagos | Receptor de pago asignado al evento | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com | |
| Inscripción - Receptor de pagos | Evento pierde todos sus receptores de pago | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com | |
| Invitación a comité | Notificación a usuario existente | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Invitación a comité | Invitación a nuevo usuario | symposium@emagister.com | invitador@correo.com |  |
| Invitación a comité | Notificación de salida de comité | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cesión de evento | Petición a usuario existente | symposium@emagister.com | cedente@correo.com |  |
| Cesión de evento | Invitación a nuevo usuario | symposium@emagister.com | cedente@correo.com | |
| Cesión de evento | Notificación de aceptación | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Call for papers | Envío masivo de documentación | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Enviar correo | Contactar con asistentes | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Mensaje de bienvenida | Inscripción válida | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cuando el usuario contacta… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Plataforma | Contacto con la administración de la plataforma | symposium@emagister.com | usuario.contacto@correo.com |  |
| Evento | Contacto con la organización del evento | symposium@emagister.com | evento@correo.com |  |
| Cuando el usuario usa el panel de gestión económica… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Validación de pagos pendientes | Pago aceptado | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Validación de pagos pendientes | Pago rechazado | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com | |
| Cuando el usuario usa el panel de administración del sitio… | ||||
| Acción | Descripción | Remitente | Responder a | Vista previa |
| Nuevo usuario se soporte | Notificación a usuario existente | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com | |
| Nuevo usuario de soporte | Invitación a nuevo usuario | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com | |
| Nuevo administrador del sitio | Notificación a usuario existente | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Nuevo administrador del sitio | Invitación a nuevo usuario | symposium@emagister.com | invitador@correo.com |  |
| Nuevo organizador de eventos | Notificación a usuario existente | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Nuevo organizador de eventos | Invitación a nuevo usuario | symposium@emagister.com | invitador@correo.com |  |
| Nuevo administrador económico | Notificación a usuario existente | (auto) symposium@emagister.com | (auto) institucion@correo.com |  |
| Nuevo administrador económico | Invitación a nuevo usuario | symposium@emagister.com | invitador@correo.com |  |
Registro de usuarios
Registro directo
Actualmente no es posible el registro directo de usuarios. Los usuarios deben tener cuenta previamente vía LDAP/CAS/POA o registrarse al realizar su primera inscripción a evento.
LDAP/CAS/POA
El acceso al portal mediante LDAP/CAS/POA, el usuario recibirá un correo de bienvenida en su primer acceso.
Inscripción a un evento
NOTA : si el asistente es también el organizador entonces no recibe el correo de bienvenida y además, si la inscripción require validación, queda confirmado automáticamente.
Asistente
Cuando se inscribe a un nuevo asistente, el sistema envía un correo electrónico informando a esa persona de que su inscripción se ha realizado. Si esa persona ya era usuario se le envía una notificación. Si no era usuario, se le envía una notificación y sus credenciales para entrar a la plataforma.
Gestor de la inscripción
Cuando se inscribe a un nuevo asistente se puede indicar una cuenta de correo para recibir los detalles de la inscripción. Esta cuenta puede diferir de las utilizadas como asistentes. Este correo electrónico incluye una descripción de la inscripción realizada, incluyendo los datos relativos a pagos, de haberlos.
Organizador de evento
Inscripciones
En los eventos cuya asistencia requiera validación, el organizador recibirá un correo electrónico notificándole de que hay nuevas inscripciones que requieren su atención.
Cuando el organizador acepte o rechace estas inscripciones, los asistentes recibirán un correo electrónico informativo. El organizador puede incluir un mensaje aclaratorio como motivo del rechazo que será enviado al asistente rechazado.
Receptores de pago
Cuando el evento se da de alta como “De pago” y se le asigna un receptor de pago, el organizador recibirá una notificación de sistema informándole. Igualmente, si el evento pierde todos sus receptores, se comunicará al organizador que su evento ya no puede recibir pagos.
Invitación a comité
El organizador del evento puede invitar a formar parte de un comité a una dirección de correo electrónico. Si esa dirección no figura como usuario, se envía una invitación a esa dirección informándole de los detalles. Si ya es usuario, automáticamente entra a formar parte del comité y se le notifica. Si el organizador expulsa a una persona de un comité, esa persona es notificada.
Cuando la invitación sea aceptada, el organizador recibirá una notificación por correo electrónico indicándole de que esa persona es ahora usuaria de la herramienta y forma parte del comité.
Cesión de evento
El organizador del evento puede ceder la propiedad del mismo a otro usuario. Esta acción envía una invitación por correo electrónico.
Cuando la invitación sea aceptada, el organizador recibirá una notificación por correo electrónico.
Call for papers
El organizador puede realizar una convocatoria de Call for papers desde la herramienta. Esta envía un correo electrónico a todos los destinatarios seleccionados por el organizador. Este correo electrónico es texto plano e incluye información relativa al evento.
Enviar correo
La plataforma permite al organizador de un evento enviar una comunicación por correo electrónico a los asistentes del mismo. Se puede seleccionar el subgrupo de asistentes entre confirmados, pendientes o rechazados, o bien enviársela a todo el conjunto.
Mensaje de bienvenida
El organizador del evento puede definir un correo de bienvenida que se enviará a los asistentes en cuanto realicen su inscripción.
Contacto
Plataforma
Desde el pie de la página es posible contactar con los administradores de la plataforma para comunicar incidencias o errores. Esto envía un correo electrónico a los administradores de SYMPOSIUM by Emagister.
Evento
Desde la página del evento es posible contactar con el organizador. Cualquier visitante puede contactar con el organizador del evento en cuestión que recibirá la comunicación a través de un correo electrónico.
Panel Contable
Validación de pagos pendientes
En el caso de, por ejemplo, las transferencias bancarias, que son pagos diferidos, el pagador recibirá un correo electrónico cuando el administrador contable confirme o rechace el pago iniciado durante la inscripción.
Administración del sitio
Nuevo administrador del sitio
Si se configura el portal para utilizar una lista de usuarios administradores del sitio, es posible enviar invitaciones por correo electrónico para formar parte de este grupo de administradores. En este caso se enviarán dos posibles invitaciones, una a los usuarios ya existentes en la plataforma y otra a los que no son usuarios todavía.
Nuevo organizador de eventos
Si se configura el portal para utilizar una lista de usuarios que pueden organizar eventos, es posible enviar invitaciones por correo electrónico para formar parte de este grupo de usuarios. En este caso se enviarán dos posibles invitaciones, una a los usuarios ya existentes en la plataforma y otra a los que no son usuarios todavía.
Nuevo administrador económico
La gestión económica de la herramienta puede delegarse en los denominados administradores económicos. Es posible enviar invitaciones por correo electrónico para formar parte de este grupo de usuarios. En este caso se enviarán dos posibles invitaciones, una a los usuarios ya existentes en la plataforma y otra a los que no son usuarios todavía.